Je hebt een offerte of opdracht aangemaakt. Vanuit de offerte of opdracht kun je rechtstreeks taken toekennen aan een persoon, maar dat kun je ook via Taken zelf doen. Je drukt hiervoor rechts in het scherm op “Taak toevoegen" en krijgt bovenstaand pop-upvenster te zien. Hier vul je een onderwerp en een omschrijving in. Vervolgens kies je een type, fase en het aantal uren. Bij “Behoort bij” kies je de offerte of de opdracht van de klant waar de taak bij hoort. Het kan ook zijn dat het een algemene taak op de klant zelf betreft. Als het een taak voor een offerte of opdracht betreft, kun je je keuze voor offerte of opdracht aangeven in de tabbladen. Daarna kun je, door te klikken op het plusje voor de betreffende offerte/opdracht, de bijbehorende producten tonen en klikken op het product waar de taak voor geldt.

Ook kun je een datum en tijd voor de deadline van het afronden van de taak meegeven. Ten slotte kun je bij het onderdeel Planning de taak gaan inplannen bij een of meerdere medewerkers. Dit doe je door te klikken op Toevoegen, de betreffende medewerker te selecteren, het aantal uren dat de medewerker aan de taak mag besteden, de datum en eventueel de begintijd in te geven. De taak wordt vervolgens zichtbaar in de agenda('s) van de medewerker(s), op de datum en eventueel het tijdtip, waarop je deze hebt ingepland. Als bij de medewerker de e-mailnotificaties zijn aangevinkt, dan krijgt de medewerker aan wie een taak wordt toegewezen hier automatisch een e-mail van.

In bovenstaande afbeelding zie je het activiteitenoverzicht van een medewerker voor een bepaalde week (via Planning > Activiteiten). Taken kun je op verschillende wijzen raadplegen:

• Vandaag
• Morgen
• Deze week
• Volgende week
• Verleden
• Alle open
• Alle

Je kunt er ook voor kiezen de takenlijst te bekijken via Planning > Taken. De taken kun je hier op de volgende wijzen raadplegen:

• Lopend
• Afgerond
• Alle

In de takenlijst kun je gemakkelijk een filter instellen op je eigen taken, door bovenin naast Taken te klikken op het filtericoon en te kiezen voor 'Mijn taken'. Wanneer je in de takenlijst met je muis over de regel van een taak gaat, zie je een klokje, een vinkje en een play-knopje verschijnen. Als je een taak hebt afgerond, kun je de taak die status geven door het vinkje aan te klikken. In het overzicht verschijnt er dan een groen vinkje achter de taak. Wil je vanuit het takenoverzicht de stopwatch starten, dan klik je op het play-knopje. Op het moment dat je stopt met de taak, klik je rechtsonder in het scherm op het stopwatch-icoontje en kun je de uren van de stopwatch op deze taak schrijven. Wil je vanuit het takenoverzicht direct je uren schrijven op de taak, dan klik je op het klokje en vul je je uren in.

Als laatste hebben we nog de functie Exporteren in het takenoverzicht. Als je hier gebruik van maakt, dan wordt het overzicht van de taken die op dat moment op je scherm zichtbaar zijn, geëxporteerd naar een csv-bestand.

In een los supportartikel leggen we uit hoe je de lijst met Te plannen taken kunt beperken, en alleen te zien krijgt wat er daadwerkelijk ingepland moet worden.

Open het supportartikel.