Livekoppeling met Yuki
Voordat je gebruik kunt maken van de livekoppeling dient deze geactiveerd te worden. Het activeren kan gedaan worden door hoofdgebruikers, via Ingelogd als > Mijn account, door onder Abonnement & opties het schuifje aan te zetten bij Livekoppeling extern boekhoudpakket. Klik ten slotte rechtsboven op de groene knop 'Wijzigingen doorvoeren...'.. Aan deze livekoppeling zijn extra kosten verbonden. Zie voor een actueel overzicht van al onze tarieven onze prijzen.
Exact PM biedt de mogelijkheid om een koppeling te maken met Yuki. Door deze koppeling synchroniseren verkoopfacturen vanuit Exact PM naar Yuki. De facturen komen als boekingsregel op de openstaande postenlijst van Yuki terecht. Yuki koppelt verwerkte betalingen weer terug naar Exact PM. Hierdoor blijft de openstaande postenlijst up-to-date en kunnen vanuit Exact PM ook herinneringen/aanmaningen verstuurd worden. De administratie wordt gevoerd in Yuki, de facturen worden verstuurd vanuit Exact PM. Om de koppeling met Yuki te maken moeten de volgende onderdelen ingesteld worden in Exact PM.
Grootboekrekeningen (verkoop)
Het beste is om het rekeningschema dat je in Yuki gebruikt te importeren in Exact PM. Hierin zijn enkel de grootboeken verkoop van belang, de overige grootboeken hoeven niet mee geïmporteerd te worden. Het exporteren van de grootboeken vanuit Yuki gaat via de instellingen > rekeningschema > exporteren (via downloadknop rechtsboven) > de grootboekrekeningen worden geëxporteerd naar een Excelbestand. In dit Excelbestand kun je vervolgens enkel de omzetgrootboeken eruit filteren.
In Exact PM ga je naar instellingen > Gegevens importeren (zie menu links) > Grootboeken. Je komt in het scherm Grootboeken importeren, waar je een voorbeeldbestand kunt downloaden. Dit voorbeeldbestand gebruik je om de grootboeken op de juiste wijze te importeren. De onderdelen uit het exportbestand van Yuki kopieer en plak je in het voorbeeldbestand van Exact PM. Ten slotte vul je bij de grootboeken de juiste categorieën in. De lijst met mogelijke categorienummers vind je hier.
Wanneer je het voorbeeldbestand hebt gevuld met de juiste gegevens, voeg je het bestand toe, klik je op Volgende en loop je de stappen door.
Btw-codes voor verkoop (waarschijnlijk 01, 02, 04)
Om de Btw-codes in Yuki te achterhalen, moeten de volgende stappen worden doorlopen: instellingen > Btw-percentages. De code in kolom ‘BTW-TYPE’ moet overgenomen worden naar Exact PM.
De code voor de verschillende Btw-tarieven moet ingevoerd worden in Exact PM. Via instellingen > Btw-tarieven. Daar kun je extra Btw-tarieven toevoegen, mochten bepaalde tarieven er niet tussen staan. Tevens voer je in de kolom ‘Code’ de code in die uit Yuki komt uit de kolom BTW-TYPE. Voorbeeld: ‘BTW hoog 21%’ heeft als code in Yuki 1, dan voer je in Exact PM bij code 1 in. Zo matcht het Btw-tarief in beide systemen en kunnen ze met elkaar communiceren.
Codes betalingswijzen
Kies in Exact PM bij de instellingen > tabblad financieel > instellingen voor boekhouding export voor het boekhoudpakket Yuki en maak de velden bij ‘Codes betalingswijzen leeg’. Deze codes zijn voor Yuki niet nodig.
Administratie ID en Key
De administratie ID en WebServiceAccessKey (API-sleutel) heb je nodig nadat je in Exact PM de synchronisatieknop hebt geactiveerd.
In Yuki vind je deze ADMINISTRATIE-ID en API-SLEUTEL via Instellingen > Mijn domein > Webservices.
Heb je alle gegevens opgezocht en ingevoerd in Exact PM, neem dan contact op met onze supportafdeling via support@exactpm.be. Een van onze medewerkers controleert of alle instellingen in orde zijn en neemt vervolgens contact met je op, om samen de koppeling te activeren en de eerste synchronisatie door te lopen, zodat we zeker weten dat het goed gaat.