Je hebt een product dat je verkoopt als één prijs maar waar je wel uren op wil schrijven. Hoe ga je dat in Exact PM invoeren? We nemen hiervoor als voorbeeld een dagdeel.

Ten eerste maak je een eenheid aan die bijvoorbeeld dagdeel heet. Deze voer je als volgt in.

Door deze invulling geef je aan dat je op deze eenheid vier uur kan schrijven.

Dan ga je vervolgens het product aanmaken.

Nu ga je dit product koppelen aan een offerte/opdracht. Als je dat hebt gedaan kunnen medewerkers uren schrijven op dit product.

Bij het aanmaken van het product heb je bij “Hoe te factureren” vier mogelijkheden waar je een keuze uit dient te maken. Hieronder een uitleg wat het gevolg is per instelling. Deze instelling kun je standaard bij het product instellen, maar je kunt deze instelling ook per offerte/opdracht aanpassen in de 'Details' van het product dat je wilt toevoegen.

In onderstaande voorbeelden gaan we er vanuit dat er één dagdeel wordt verkocht.

Met deze instelling zal het tarief van een dagdeel in rekening worden gebracht. Bij de eenheid hebben we aangegeven dat er op dit product vier uur geschreven kan worden. Dit kan in werkelijkheid meer of minder zijn, maar dit heeft voor de facturering van het product geen gevolg. Het maakt niet uit of de geschreven uren wel/niet zijn gefiatteerd.

In onderstaande afbeelding zie je in het oranje het aantal uren staan dat er op is geschreven. Dit betekent dat er vier van de vier uren zijn geschreven.

Als je nu klikt op “Opdracht factureren” dan krijg je het volgende te zien.

Nacalculatie – De werkelijke uren zullen worden gefactureerd.

Bij het opvoeren van het product kun je geen aantal ingeven. Dit wordt bepaald door het aantal uren dat er op wordt geschreven. Als voorbeeld schrijven we vijf uur op het product. Let wel dat voorafgaand aan de facturering de uren gefiatteerd moeten zijn.

Als je nu klikt op “Opdracht factureren” dan krijg je het volgende te zien.

Doordat er bij de eenheid vier uur is ingesteld en er in werkelijkheid vijf uur op het product is geschreven, zal er 1,25 dagdeel worden gefactureerd. Waren er bijvoorbeeld maar drie uur op geschreven, dan zou dit 0,75 dagdeel zijn.

Begroot - De werkelijke uren zullen worden gefactureerd met daarbij een inschatting vooraf.

Bij het opvoeren van het product kun je een inschatting van de aantallen ingeven, echter het te factureren bedrag wordt bepaald door het werkelijk aantal geschreven uren. Als voorbeeld schrijven we vijf uur op het product. Let wel dat voorafgaand aan de facturering de uren gefiatteerd moeten zijn.

Als je nu klikt op “Opdracht factureren” dan krijg je het volgende te zien.

Hier geldt, net als bij nacalculatie, dat er 1,25 dagdeel gefactureerd wordt omdat er vijf uur op geschreven zijn.

Dan de laatste instelling Niet doorbelasten, en die wijst wellicht voor zich. Met deze instelling zal er niets aan de klant worden gefactureerd, maar er kunnen wel uren op worden geschreven.

Als je nu klikt op “Opdracht factureren” dan krijg je het volgende te zien.