Leuk dat je gekozen hebt voor Exact PM! Voor je je Exact PM-account kunt gaan gebruiken, dien je dit echter eerst in te richten. Dit kost tijd, maar bedenk: zo goed als je het nu inricht, zo goed kun je Exact PM dadelijk gaan gebruiken en zoveel tijd zal het je uiteindelijk gaan besparen. Om je op weg te helpen en enigszins houvast te geven bij de inrichting, vind je hieronder een stappenplan, met een toelichting en linkjes naar support-artikelen op onze website, waar je uitgebreide informatie vindt per stap. Wanneer je al deze stappen hebt doorlopen, is je Exact PM-account gereed voor gebruik.

Wanneer je van start gaat met het inrichten van je Exact PM-account en je werkt nog in de demo-omgeving, dan dien je eerst het account leeg te maken, door onderin je scherm te klikken in de grijze balk ‘Klaar met de demo-omgeving en toe aan een frisse start? Klik hier!’. De demo-gegevens worden nu verwijderd.

Vervolgens adviseren wij te starten met de instellingen van Exact PM en het aanmaken van medewerkers. Denk hierbij aan de volgende onderdelen:

• Algemene instellingen
• Instellen rechtenprofielen
• Instellen meldingen
• Aanmaken medewerkers
• Instellen identiteiten
• BTW-tarieven

Meer informatie over hoe dit per onderdeel in zijn werk gaat vind je hier.

Om offertes, opdrachtbevestigingen, facturen ed. te kunnen versturen in je eigen huisstijl dien je sjablonen aan te maken en in te stellen. Je documenten zijn in Exact PM opgebouwd uit twee delen: het briefpapier in PDF-formaat en het sjabloon in DocX.

Je sjablonen stel je op in een DocX bestand, met daarin teksten en verwijzingen naar velden in Exact PM. Je kunt dit geheel naar eigen wens inrichten. Dit sjabloon wordt gebruikt bij het maken van het uiteindelijke document (offerte/factuur) waar dan het briefpapier achter wordt geplakt. Samen wordt dit een PDF-bestand, dat ook zichtbaar is middels een online viewer.

Hoe je het briefpapier kunt inladen in Exact PM en je sjablonen, e-mailteksten en online viewer kunt inrichten lees je in onderstaande artikelen. Je vindt daar ook de voorbeeldsjablonen die standaard in je Exact PM-account zijn opgenomen.

• Sjabloonsets instellen
• Zelf een sjabloon maken

Mocht je andere verwijzingen willen gebruiken dan degene die in de voorbeeldsjablonen zijn opgenomen, dan vind je in dit supportartikel alle mogelijke sjabloontags per sjabloonsoort.

Wanneer de instellingen gereed zijn, kan er een begin gemaakt worden met het vullen van Exact PM met de benodigde gegevens, eventueel via een import. Denk hierbij aan:

• Grootboekrekeningen
• Producten / pakketten
• Relaties (bedrijven, contactpersonen / particulieren)

Meer algemene informatie over deze onderdelen vind je hier:

• Standaard grootboeken
• Algemene informatie over producten
• Algemene informatie over pakketten
• Algemene informatie over relaties

Wij adviseren om te starten met het nalopen, aanpassen of importeren van de grootboekrekeningen, omdat je de grootboekrekeningen namelijk nodig hebt bij het invoeren/importeren van de producten. Hiermee leg je direct al de basis voor de boekhouding.

Meer informatie over het in Exact PM importeren van gegevens en voorbeeld importbestanden vind je hier:

• Algemene informatie over gegevens importeren
• Hoe kan ik grootboeken importeren in Exact PM
• Hoe kan ik producten importeren in Exact PM
• Hoe kan ik relaties importeren in Exact PM

De onderstaande onderdelen kun je niet zelf importeren in je Exact PM-account, maar kunnen wij eventueel voor je importeren. Mocht je hier interesse in hebben, stuur dan even een mail naar sales@exactpm.be, dan ontvang je een handleiding en voorbeeld importbestanden voor de onderdelen die jij wilt laten importeren.

• Medewerkers
• Pakketten
• Verkoopfacturen
• Inkoopfacturen
• Contracten
• Offertes
• Verkoopopdrachten
• Inkoopopdrachten

Mocht je vastlopen bij de inrichting of toch te weinig tijd hebben, schroom dan niet ons om hulp te vragen. Wij nemen (een deel van) de inrichting graag voor je over. Stuur een mail naar sales@exactpm.be, geef je wensen door en wij nemen contact met je op voor een offerte op maat.